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La QR-facture peut être émise sous 3 formes différentes
1) La QR-facture avec QR-IBAN et référence QR
Ce format implique l’utilisation d’un logiciel de facturation. Le QR-IBAN est obligatoire. Vous pouvez en demander un à votre conseillère ou votre conseiller BCV.
Lors de la saisie des paiements avec QR-IBAN, la saisie de la référence QR est obligatoire; elle permet une réconciliation des données automatisée dans votre logiciel.
2) La QR-facture avec IBAN seul
L’utilisation du compte au format IBAN est obligatoire.
La BCV met à votre disposition dans BCV-net un outil digital qui permet d’établir simplement et rapidement une facture avec IBAN seul. D’autres générateurs existent sur le marché comme celui de Crésus ou module QR.
3) Pour les entreprises qui avaient l’habitude d’insérer une référence SCOR dans leur facturation, il est possible d’utiliser la QR-facture avec IBAN et référence SCOR (Creditor reference).
Le nouveau format de QR-facture répond à des normes précises: voir le site de référence.
- Vous êtes autonome pour générer vos QR-factures et pour les imprimer en noir et blanc sur du papier blanc perforé
- Vous pouvez générer vos QR-factures directement et simplement avec votre logiciel ou avec le générateur de QR-factures dans BCV-net (uniquement variante avec IBAN seul)
- La QR-facture peut être générée pour des paiements en francs suisses ou en euros.
- La QR-facture peut contenir des informations supplémentaires pour le destinataire de la facture (p.ex. numéro de la facture) afin d’en simplifier son traitement
- Les informations contenues dans le QR-code étant plus détaillées et l’utilisation de l’IBAN obligatoire, la QR-facture est donc plus sûre.
- La qualité des données d’encaissement est assurée grâce à la reprise des données des paiements intégrées dans le QR-code (données reprises de manière digitale lors de paiements via des applications mobiles, des lecteurs optiques ou des versements au guichet postal).
Selon votre situation la BCV vous guide dans votre démarche:
1) Je génère mes QR-factures via mon logiciel comptable, de facturation
Si votre logiciel permet la réconciliation des données d’encaissement par l’importation d’un fichier CAMT, la variante QR-facture avec QR-IBAN est à privilégier. L’encaissement s’effectue par écritures groupées, le détail des transactions étant disponible dans le fichier CAMT permettant un rapprochement comptable automatique. Il convient dans ce cas de vous assurer que le format CAMT est activé dans votre e-banking BCV-net (menu «Préférences», onglet CAMT-ISO) ou dans BCV-connect.
Si votre logiciel ne permet pas le traitement de fichiers CAMT, la variante QR-facture avec IBAN seul est à privilégier. Chaque encaissement génère une écriture sur le compte, le rapprochement s’effectuant de manière manuelle.
2) Je souhaite émettre des QR-factures et n’ai pas de logiciel comptable, de facturation
La BCV met à votre disposition dans son e-banking BCV-net un générateur de QR-factures. Cet outil digital permet d’établir simplement et rapidement une QR-facture avec IBAN seul. Vous pouvez également charger un fichier pour établir jusqu’à 50 factures en un lot. Vous pouvez ensuite les imprimer sur du papier A4 blanc perforé ou les transmettre par voie électronique.
Si vous n’avez pas d’accès BCV-net, d’autres générateurs existent sur le marché comme celui de Crésus ou module QR.
FAQ
Non, vous êtes autonome dans votre facturation. Vous pouvez utiliser notre générateur de QR-factures dans BCV-net ou un générateur du marché comme celui de Crésus ou module QR. Vous les imprimez ensuite sur du papier blanc perforé. Si vos factures sont destinées à être payées de manière électronique (e-banking, mobile banking), vous pouvez les transmettre en format PDF à vos clients par e-mail.
Vous pouvez également communiquer votre IBAN pour un paiement si vous n’avez pas la possibilité de générer une QR-facture.
Non, vous pouvez commander votre papier auprès du fournisseur que vous souhaitez.
- spécifications techniques et fonctionnelles de la section paiement avec Swiss QR Code et du récépissé: ici;
- règles de présentation de la section de paiement et du récépissé: ici.
Les points suivants sont en outre à relever:
- la dénomination de la société figurant sur la QR-facture doit toujours correspondre au titulaire du compte de crédit, également lors de l’utilisation du QR-IBAN. Une dénomination ne correspondant pas à celle définie pour le compte de crédit pourrait engendrer un rejet des encaissements;
- il est conseillé de renseigner toutes les données de paiement afin de garantir un traitement totalement automatisé de vos encaissements. Seuls les champs suivants restent à disposition pour un ajout manuel de la part du payeur: nom et adresse du destinataire de la facture, sous «Payable par», ainsi que le montant. Cela engendre des frais de saisie complémentaires, par exemple lors de versements au guichet postal;
- un ajout manuscrit d’une communication par le payeur ne sera plus possible.
Avec la QR-facture vous êtes autonome et vous n’avez pas besoin d’effectuer un test de traitement auprès de la BCV.
Pour tester votre QR-facture, vous avez la possibilité de:
- vérifier le QR-code sur la plateforme de validation de la place financière suisse;
- vérifier la disposition du contenu de votre QR-facture à l’aide d’une trame de contrôle mise à disposition par SIX;
- pour plus de sécurité, créer une QR-facture test et vérifier qu’elle peut être scannée dans BCV Mobile ou réglée physiquement à la Poste.
Non, suivant vos besoins les 2 variantes principales suivantes sont à considérer:
- Pour un traitement automatisé de vos encaissements via fichier CAMT dans un logiciel, la variante avec QR-IBAN est à privilégier
- En cas de volume de facturation restreint, d’absence de solution logicielle pour le traitement des fichiers d’encaissement CAMT, la variante avec IBAN seul est adaptée
Plus de détails disponibles sous «Quelle variante de QR-facture choisir».
Les données d’encaissement, regroupées sur la base de la date de valeur, du compte de crédit et du QR-IBAN, sont mises à disposition à choix via les formats suivants:
- camt.053, relevé de compte (journalier, hebdomadaire, mensuel)
- camt.054, avis de crédit d'encaissement QR-IBAN