La QR-facture peut être émise sous 3 formes différentes
1) La QR-facture avec QR-IBAN et référence QR
Ce format implique l’utilisation d’un logiciel de facturation. Le QR-IBAN est obligatoire. Vous pouvez en demander un à votre conseillère ou votre conseiller BCV.
Lors de la saisie des paiements avec QR-IBAN, la saisie de la référence QR (correspondant à la référence BVR) est obligatoire; elle permet une réconciliation des données automatisée dans votre logiciel.
2) La QR-facture avec IBAN seul
L’utilisation du compte au format IBAN est obligatoire.
La BCV met à votre disposition dans BCV-net un outil digital qui permet d’établir simplement et rapidement une facture avec IBAN seul. D’autres générateurs existent sur le marché comme celui de Crésus ou module QR.
3) Pour les entreprises qui avaient l’habitude d’insérer une référence SCOR dans leur facturation, il est possible d’utiliser la QR-facture avec IBAN et référence SCOR (Creditor reference).
Le nouveau format de QR-facture répond à des normes précises: voir le site de référence.
Vous êtes désormais autonome pour générer vos QR-factures et pour les imprimer. Vous n’avez plus besoin de commander des bulletins de versement préimprimés, vous les imprimez de façon simple, en noir et blanc, sur du papier blanc perforé.
- La commande de bulletins de versement pré-imprimés est superflue, vous êtes autonome pour imprimer vos factures sur du papier blanc perforé.
- Vous pouvez générer la QR-facture avec QR-IBAN et QR-référence simplement avec votre logiciel mis à jour ou avec le générateur de QR-factures dans BCV-net pour les QR-factures avec IBAN seul.
- La QR-facture peut être générée pour des paiements en francs suisses ou en euros.
- La QR-facture peut contenir des informations supplémentaires, telles que l’identification de l’entreprise ou un numéro de facture pour le destinataire, permettant une harmonisation automatique sur le plan comptable.
- Les informations contenues dans le QR-code étant plus détaillées et l’utilisation de l’IBAN obligatoire, la QR-facture est donc plus sûre.
- La qualité des données d’encaissement sera améliorée grâce à la reprise des données des paiements intégrées dans le QR-code (données reprises de manière digitale lors de paiements via des applications mobiles, des lecteurs optiques ou des versements au guichet postal).
Selon votre situation la BCV vous guide dans votre démarche:
1) Vous utilisez des logiciels de facturation et de comptabilité
Si votre logiciel ne permet pas de générer des QR-factures et de traiter des fichiers CAMT, optez pour un nouveau logiciel vous permettant de faire des QR-factures.
Les fichiers CAMT sont compatibles pour le traitement des données BVR et QR-factures. Vous disposez ainsi d’une flexibilité dans l’adaptation de vos processus de facturation, par exemple en adaptant dans un premier temps le format du fichier d’encaissement avant d’émettre vos premières QR-factures.
2) Vous aviez un numéro d’adhérent BVR pour générer des bulletins de versement orange
Vous avez reçu vos QR-IBAN par courrier postal. Ceux-ci doivent être enregistrés dans votre logiciel afin de préparer votre facturation. Si vous ne trouvez plus votre QR-IBAN, appelez votre conseillère ou conseiller.
Vous disposez désormais d’un QR-IBAN par compte d’encaissement. Si vous aviez plusieurs numéros de participant pour un même compte d’encaissement, la mise à disposition des données d’encaissement dans des fichiers séparés ne sera plus possible. L’ensemble des données d’encaissement seront intégrés dans un seul et même fichier CAMT.
Vos références BVR actuelles (27 positions) peuvent être conservées sans aucune modification en tant que référence QR, vous garantissant une transition facilitée de la facture BVR à la QR-facture. En reprenant sans modifications vos numéros de référence BVR en tant que référence QR, votre logiciel pourra, sur la base des six premières positions, identifier vos anciens numéros de participant.
3) Vous recevez des fichiers d’encaissement vous permettant d’automatiser la mise à jour de votre comptabilité
La remise de vos données d’encaissement se fait exclusivement en format CAMT.
Il convient donc de vous assurer que le format CAMT est activé dans votre e-banking BCV-net (menu «Préférences», onglet CAMT) ou dans BCV-connect.
Le fichier CAMT, que vous recevrez désormais, contient l’ensemble des données d'encaissement liées à un compte d’encaissement. Vous disposerez d’un fichier par compte bancaire.
4 ) Vous commandiez des bulletins pré-imprimés ou les imprimiez vous-même
Vous pouvez imprimer librement vos factures sur des feuilles A4 blanches perforées. Ces feuilles spéciales peuvent être commandées auprès de fournisseurs spécialisés.
Si vous commandiez des bulletins pré-imprimés, cette prestation n’est plus proposée avec la QR-facture, car vous avez la possibilité d’imprimer facilement vos factures. En utilisant notre générateur de QR-factures dans BCV-net, vous avez la possibilité d’imprimer en lot jusqu’à 50 QR-factures avec votre numéro de compte.
5) Vous établissiez des BV et ne disposez pas de logiciel de facturation pour établir vos factures?
La BCV met à votre disposition dans son e-banking BCV-net un générateur de QR-factures. Cet outil digital permet d’établir simplement et rapidement une facture avec IBAN seul. Vous pouvez également charger un fichier pour établir jusqu’à 50 factures en un lot.
Vous pouvez ensuite les imprimer sur du papier A4 blanc perforé ou les transmettre
par voie électronique. D’autres générateurs existent sur le marché comme celui de Crésus ou module QR.
FAQ
Oui, car depuis le 1er octobre 2022, les bulletins rouges et orange ne peuvent plus être traités.
Non, vous êtes autonome dans votre facturation. Vous pouvez utiliser notre générateur de QR-factures dans BCV-net ou un générateur du marché comme celui de Crésus ou module QR. Vous les imprimez ensuite sur du papier blanc perforé. Si vos factures sont destinées à être payées de manière électronique (e-banking, mobile banking), vous pouvez les transmettre en format PDF à vos clients par e-mail.
Vous pouvez également communiquer votre IBAN pour un paiement si vous n’avez pas la possibilité de générer une QR-facture.
Non, vous pouvez commander votre papier auprès du fournisseur que vous souhaitez.
- spécifications techniques et fonctionnelles de la section paiement avec Swiss QR Code et du récépissé: ici;
- règles de présentation de la section de paiement et du récépissé: ici.
Les points suivants sont en outre à relever:
- la dénomination de la société figurant sur la QR-facture doit toujours correspondre au titulaire du compte de crédit, également lors de l’utilisation du QR-IBAN. Une dénomination ne correspondant pas à celle définie pour le compte de crédit pourrait engendrer un rejet des encaissements;
- il est conseillé de renseigner toutes les données de paiement afin de garantir un traitement totalement automatisé de vos encaissements. Seuls les champs suivants restent à disposition pour un ajout manuel de la part du payeur: nom et adresse du destinataire de la facture, sous «Payable par», ainsi que le montant. Cela engendre des frais de saisie complémentaires, par exemple lors de versements au guichet postal;
- un ajout manuscrit d’une communication par le payeur ne sera plus possible.
Avec la QR-facture vous êtes autonome et, contrairement au BVR, vous n’avez pas besoin d’effectuer un test de traitement auprès de la BCV.
Pour tester votre QR-facture, vous avez la possibilité de:
- vérifier le QR-code sur la plateforme de validation de la place financière suisse;
- vérifier la disposition du contenu de votre QR-facture à l’aide d’une trame de contrôle mise à disposition par Payment Standards.ch;
- pour plus de sécurité, créer une QR-facture test et vérifier qu’elle peut être scannée dans BCV Mobile ou réglée physiquement à la Poste.
Non, suivant vos besoins les deux variantes principales suivantes sont à considérer:
- si vous facturiez auparavant via des BVR, l’équivalent est de produire des QR-factures avec QR-IBAN et référence QR. Si vous n’avez pas encore de QR-IBAN, veuillez contacter votre conseillère ou votre conseiller;
- si vous facturiez auparavant via des BV et que vous n’utilisez pas de logiciel, vous pouvez opter pour une facturation avec IBAN sans référence. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de QR-IBAN.
Une troisième variante consiste dans la facturation avec IBAN, avec référence structurée SCOR (Creditor Reference); cette solution peut être à considérer si les destinataires de vos factures à l’étranger connaissent cette norme.
La nouveauté de la référence QR consiste dans le fait de pouvoir utiliser librement les 27 positions à disposition (26 positions + 1 chiffre clé). Les points suivants sont à considérer:
- vous pouvez conserver sans autre vos références BVR (inclus numéro participant aux 6 premières positions) et les utiliser désormais comme référence QR. Ceci garantit la continuité dans le traitement des données de vos encaissements;
- vous pouvez, bien sûr, organiser comme vous le souhaitez votre référence QR afin de vous permettre d’identifier au mieux certains types de paiements. Assurez-vous que votre logiciel comptable peut traiter les encaissements sur la base des combinaisons QR-IBAN/QR-référence définies
Les données d’encaissement, regroupées sur la base de la date de valeur, du compte de crédit et du QR-IBAN (ou du numéro participant BVR durant la phase de transition), sont mises à disposition à choix via les formats suivants:
- camt.053, relevé de compte (journalier, hebdomadaire, mensuel)
- camt.054, avis de crédit d'encaissement QR-IBAN/BVR (durant la phase de transition
Check-list pour passer aux QR-factures avec QR-IBAN
Poids : 50 KB - Dernière modification: 20.06.2022
Check-list pour les émetteurs de factures avec listes d’encaissements BVR
Poids : 47 KB - Dernière modification: 18.07.2022