Issuing QR bills

Companies have been able to issue QR bills since 30 June 2020. This billing format is more secure and easier to manage, meaning you can handle more of the billing function on your own.

What has changed?

TP-Changement

QR bills can be issued three different ways:  

1) If you currently use orange (BVR) payment slips, your QR slips will contain your QR-IBAN  and QR reference information.

If you don’t yet have a BVR number or if you haven’t received your new QR-IBAN, please contact your BCV advisor. 

QR-facture avec QR-IBAN et référence QR

2) If you currently use red (BV) payment slips, your QR slips will contain only your IBAN.

Account numbers must be in IBAN format.

QR-facture avec IBAN seul

3) If you usually include a SCOR reference number on your bills, your QR slips will contain both your IBAN and SCOR.

The new QR bills are designed to meet the Swiss payment standards criteria.

QR-facture avec IBAN et référence SCOR

With the new QR bills, you can manage billing on your own – no need to order preprinted payment slips. You can print your bills easily in black-and-white on white perforated paper.

What are the advantages?

TP-Avantages
  • You can print QR bills on your own perforated, white paper – no need to order preprinted payment slips
  • You can generate QR bills easily with your accounting software (but check that it’s been updated)
  • QR bills can be generated in CHF or EUR
  • You can add additional information to your QR bills, such as your company’s registration number or a reference number for each bill, making it easier to streamline your accounting process
  • Because QR codes contain more detailed information and use only IBAN account numbers, they’re more secure than other payment methods

 

What should you do to get ready?

TP-Mise à jour

Companies have been able to issue QR bills since 30 June 2020. To transition over to the new format, there are some preliminary steps you should take:

If you use billing and accounting software 

  • Contact the software developer(s) to update your software so that you can generate QR bills and process the data contained in QR codes.

If you have a BVR number for generating orange payment slips 

  • Your QR-IBAN replaces your BVR number. Enter your new QR-IBAN in your billing software. If you haven’t yet received your QR-IBAN, please contact your BCV advisor. 

If you order preprinted payment slips or print them yourself 

  • Order perforated A4 paper from a printer or your software developer so that you can generate your own QR bills.

If you receive customer payment files that you use to automate your accounting processes 

  • Make sure your software can process payment files in the CAMT format and update your BCV-net settings so that you can download these files. The CAMT files will replace v11 files.

If you don’t already use billing software 

  • There are various software programs available in the market for generating QR bills.

If you don’t yet issue bills

  • Contact your BCV advisor for a QR-IBAN so that you can generate QR bills. If you send bills only occasionally, you can bill using only your IBAN.

 
 

FAQ

Suis-je obligé d’envoyer mes factures au nouveau format?

 

Oui, le passage au nouveau format de QR-facture est obligatoire, car les BV et BVR ne pourront plus être encaissés dès le 1er octobre 2022. Pour que la transition se déroule sans aucun heurt, nous vous recommandons de planifier votre migration au plus vite afin d’éviter l’envoi de BV et BVR à une date proche du terme. Veuillez noter que la QR-facture est plus simple à produire et que vous simplifiez votre facturation en passant dès que possible à ce nouveau format.

Je souhaite émettre une QR-facture de façon occasionnelle, pouvez-vous générer une QR-facture à ma place?

Non, vous êtes désormais autonome dans votre facturation. Vous pouvez utiliser un générateur de QR-factures disponible sur le marché et imprimer vos factures sur du papier blanc perforé. Si vos factures sont destinées à être payées de manière électronique (e-banking, mobile banking), vous pouvez les transmettre en format PDF à vos clients par e-mail.

Est-ce que la BCV peut me fournir du papier perforé pour imprimer mes QR-factures?

Non, vous pouvez commander votre papier auprès du fournisseur que vous souhaitez. Vous pouvez trouver une imprimerie qui propose du papier préperforé sur le site de Payment Standards.ch.

Quelles sont les règles relatives à la création du QR-code et à la présentation de la QR-facture? Quelles sont les nouveautés apportées par rapport aux bulletins actuels?

  • · spécifications techniques et fonctionnelles de la section paiement avec Swiss QR Code et du récépissé: ici;
  • · règles de présentation de la section de paiement et du récépissé: ici.

Les points suivants sont en outre à relever:

  • · la dénomination de la société figurant sur la QR-facture doit toujours correspondre au titulaire du compte de crédit, également lors de l’utilisation du QR-IBAN. Une dénomination ne correspondant pas à celle définie pour le compte de crédit pourrait engendrer un rejet des encaissements;
  • · il est conseillé de renseigner toutes les données de paiement afin de garantir un traitement totalement automatisé de vos encaissements. Seuls les champs suivants restent à disposition pour un ajout manuel de la part du payeur: nom et adresse du destinataire de la facture, sous «Payable par», ainsi que le montant. Cela engendre des frais de saisie complémentaires, par exemple lors de versements au guichet postal;
  • · un ajout manuscrit d’une communication par le payeur ne sera plus possible.

Dois-je tester ma première QR-facture auprès de la BCV?

Avec la QR-facture vous êtes autonome et, contrairement au BVR, vous n’avez pas besoin d’effectuer un test de traitement auprès de la BCV.

Pour tester votre QR-facture, vous avez la possibilité de:

  • vérifier le QR-code sur la plateforme de validation de la place financière suisse;
  • vérifier la disposition du contenu de votre QR-facture à l’aide d’une trame de contrôle mise à disposition par Payment Standards.ch;
  • pour plus de sécurité, créer une QR-facture test et vérifier qu’elle peut être scannée dans BCV Mobile ou réglée physiquement à la Poste.

Suis-je obligé d’avoir un QR-IBAN pour émettre une QR-facture?

Non, suivant vos besoins les deux variantes principales suivantes sont à considérer:

  • · si vous facturiez auparavant via des BVR, l’équivalent est de produire des QR-factures avec QR-IBAN et référence QR. Dans ce cas, la BCV vous a fourni un numéro de QR-IBAN par compte. Ce numéro remplace l’actuel numéro d’adhérent BVR. Si vous n’avez pas encore de QR-IBAN, veuillez contacter votre conseillère ou votre conseiller;
  • · si vous facturiez auparavant via des BV et que vous n’utilisez pas de logiciel, vous pouvez opter pour une facturation avec IBAN sans référence. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de QR-IBAN.

Une troisième variante consiste dans la facturation avec IBAN, avec référence structurée SCOR (Creditor Reference); cette solution peut être à considérer si les destinataires de vos factures à l’étranger connaissent cette norme.

Le numéro de référence BVR actuel peut-il être utilisé comme référence QR avec le QR-IBAN?

La nouveauté de la référence QR consiste dans le fait de pouvoir utiliser librement les 27 positions à disposition (26 positions + 1 chiffre clé). Les points suivants sont à considérer:

  • vous pouvez conserver sans autre vos références BVR actuelles (inclus numéro participant aux 6 premières positions) et les utiliser désormais comme référence QR. Ceci garantit la continuité dans le traitement des données de vos encaissements;
  • vous pouvez, bien sûr, organiser comme vous le souhaitez votre référence QR afin de vous permettre d’identifier au mieux certains types de paiements. Assurez-vous que votre logiciel comptable peut traiter les encaissements sur la base des combinaisons QR-IBAN/QR-référence définies.

Durant la phase de transition, qui verra l’utilisation en parallèle d’anciens et de nouveaux bulletins, il est important de s’assurer que les paiements avec BVR (numéro de participant et référence BVR) et les paiements avec QR-facture (QR-IBAN et référence QR) sont traités distinctement. Il faut donc veiller à ce que les données de base existantes des créanciers ne soient pas écrasées par les données de la QR-facture ou vice versa.

Quels sont les formats proposés pour les données d'encaissement QR-IBAN?

Les données d’encaissement, regroupées sur la base de la date de valeur, du compte de crédit et du QR-IBAN (ou du numéro participant BVR durant la phase de transition), sont mises à disposition à choix via les formats suivants:

  • camt.053, relevé de compte (journalier, hebdomadaire, mensuel)

camt.054, avis de crédit d'encaissement QR-IBAN/BVR (durant la phase de transition

Frequently asked questions

TP-FAQ

Documents

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