Émettre une QR-facture

Depuis le 30 juin 2020, il vous est possible  d’émettre des QR-factures. Comme elles sont plus sûres et plus simples à produire, vous êtes autonome pour les générer.

La QR-facture remplacera définitivement les bulletins de versement actuels (BV et BVR) dès le 30 septembre 2022. 

Qu’est-ce qui change pour vous?

TP-Changement

La QR-facture peut être émise sous 3 formes différentes

1) Le BVR devient la QR-facture avec QR-IBAN et référence QR

Si vous n’avez pas d’identifiant BVR actuellement ou que vous n’avez pas reçu votre nouveau QR-IBAN, vous pouvez le demander à votre conseiller ou conseillère BCV.

Lors de la saisie des paiements avec QR-IBAN, la saisie de la référence QR (correspondant à la référence BVR) est obligatoire; elle permet une réconciliation des données automatisée dans votre logiciel.

QR-facture avec QR-IBAN et référence QR

2) Le BV devient la QR-facture avec IBAN seul

L’utilisation du compte au format IBAN est obligatoire.

QR-facture avec IBAN seul

 

3) Pour les entreprises qui avaient l’habitude d’insérer une référence SCOR dans leur facturation, il est possible d’utiliser la QR-facture avec IBAN et référence SCOR (Creditor reference).

Le nouveau format de QR-facture répond à des normes précises: voir le site de référence.

 

 

 

 

QR-facture avec IBAN et référence SCOR

 Vous serez désormais autonome pour générer vos QR-factures et pour les imprimer. Vous n’aurez plus besoin de commander des bulletins de versement préimprimés, vous les imprimerez de façon simple, en noir et blanc, sur du papier blanc perforé.

Quels sont vos avantages?

TP-Avantages
  • La commande de bulletins de versement pré-imprimés est superflue, vous êtes autonome pour imprimer vos factures sur du papier blanc perforé.
  • Vous pouvez générer la QR-facture avec QR-IBAN et QR-référence simplement avec votre logiciel mis à jour ou avec le générateur de QR-factures dans BCV-net pour les QR-factures avec IBAN seul.
  • La QR-facture peut être générée pour des paiements en francs suisses ou en euros.
  • La QR-facture peut contenir des informations supplémentaires, telles que l’identification de l’entreprise ou un numéro de facture pour le destinataire, permettant une harmonisation automatique sur le plan comptable.
  • Les informations contenues dans le QR-code étant plus détaillées et l’utilisation de l’IBAN obligatoire, la QR-facture est donc plus sûre.
  • La qualité des données d’encaissement sera améliorée grâce à la reprise des données des paiements intégrées dans le QR-code (données reprises de manière digitale lors de paiements via des applications mobiles, des lecteurs optiques ou des versements au guichet postal). 

 

Que devez-vous faire?

TP-Mise à jour

Afin d’éviter d’être pris(e) au dépourvu et de laisser trop tardivement en circulation des BVR ou des BV qui ne pourront plus être payés par votre clientèle dès le 1er octobre 2022, il convient d’anticiper cette échéance. La BCV vous recommande d’abandonner au plus vite l’envoi de factures en format BVR ou BV, en fonction de vos échéances de facturation, mais au plus tard pour fin juin 2022.

Selon votre situation la BCV vous guide dans votre démarche:

1) Vous utilisez des logiciels de facturation et de comptabilité

La mise à jour doit permettre d’émettre des QR-factures avec un QR-IBAN et un numéro de référence ainsi que de traiter des fichiers d'encaissement en format CAMT. 

Si votre logiciel ne permet pas encore de générer des QR-factures et de traiter des fichiers CAMT, renseignez-vous auprès de votre fournisseur de logiciel sur la date de mise à jour. Si nécessaire, optez pour un nouveau logiciel vous permettant de faire des QR-factures.

Les fichiers CAMT sont compatibles pour le traitement des données BVR et QR-factures. Vous disposez ainsi d’une flexibilité dans l’adaptation de vos processus de facturation, par exemple en adaptant dans un premier temps le format du fichier d’encaissement avant d’émettre vos premières QR-factures.

2) Vous avez un numéro d’adhérent BVR pour générer des bulletins de versement orange

Vous avez reçu vos QR-IBAN par courrier postal. Ceux-ci doivent être enregistrés dans votre logiciel afin de préparer votre facturation. Si vous ne trouvez plus votre QR-IBAN, appelez votre conseillère ou conseiller.

Vous disposez désormais d’un QR-IBAN par compte d’encaissement. Si vous aviez plusieurs numéros de participant pour un même compte d’encaissement, la mise à disposition des données d’encaissement dans des fichiers séparés ne sera plus possible. L’ensemble des données d’encaissement seront intégrés dans un seul et même fichier CAMT.

Vos références BVR actuelles (27 positions) peuvent être conservées sans aucune modification en tant que référence QR, vous garantissant une transition facilitée de la facture BVR à la QR-facture. En reprenant sans modifications vos numéros de référence BVR en tant que référence QR, votre logiciel pourra, sur la base des six premières positions, identifier vos anciens numéros de participant.

3) Vous recevez des fichiers d’encaissement vous permettant d’automatiser la mise à jour de votre comptabilité

Dès que vous avez encaissé la première QR-facture, la livraison de fichiers d’encaissement BVR (V11) cesse. La remise de vos données d’encaissement, qu’elles soient liées à un BVR ou à une QR-facture, se fait alors exclusivement en format CAMT.

Il convient donc de vous assurer que le format CAMT est activé dans votre e-banking BCV-net (menu «Préférences», onglet CAMT) ou dans BCV-connect avant de transmettre votre première QR-facture, même s’il s’agit d’un test.

Le fichier CAMT, que vous recevrez désormais, contient l’ensemble des données d'encaissement liées à un compte d’encaissement. Vous disposerez d’un fichier par compte bancaire.

4 ) Vous commandez des bulletins pré-imprimés ou les imprimez vous-même

Vous pouvez désormais imprimer librement vos factures sur des feuilles A4 blanches perforées. Ces feuilles spéciales peuvent être commandées auprès de fournisseurs spécialisés.

 Si vous commandiez jusqu’ici à la BCV des bulletins pré-imprimés pour vos BVR, cette prestation ne sera pas proposée avec la QR-facture, car vous avez désormais la possibilité d’imprimer facilement vos factures. La mise à disposition de bulletins pré-imprimés pour les BVR sera interrompue au premier semestre 2022.

5) Vous souhaitez envoyer votre première QR-facture avec QR-IBAN?

Si vos débiteurs continuent à utiliser les données enregistrées dans leur e-banking pour régler leurs factures, vous risquez de ne pas être payé. Il convient de rendre attentifs vos débitrices et débiteurs lors de votre premier envoi de QR-factures avec QR-IBAN de ne plus utiliser les coordonnées BVR enregistrées dans leur e-banking et de saisir de nouveaux ordres de paiement.

 Vous avez à votre disposition une fiche informative en pdf ci-dessous que vous pouvez imprimer et joindre à votre envoi de facture.

6) Vous établissez actuellement des BV et ne disposez pas de logiciel de facturation pour établir vos factures?

La BCV met à votre disposition dans son e-banking BCV-net un générateur de QR-factures. Ce nouvel outil digital permet d’établir simplement et rapidement une facture avec IBAN seul. Vous pouvez ensuite simplement l’imprimer sur du papier A4 blanc perforé ou la transmettre par voie électronique. Vous pouvez également faire appel à un prestataire externe afin d’établir vos QR-factures.

A la une - QR facture

7) Vous n’êtes pas encore émettrice ou émetteur de factures?

Prenez contact avec votre conseillère ou votre conseiller pour obtenir un QR-IBAN pour émettre des QR-factures. Si vos factures sont occasionnelles, vous pouvez opter pour une facturation avec IBAN uniquement et utiliser le générateur de QR-factures disponible dans l’e-banking BCV-net.

Foire aux questions

TP-FAQ
  • Les réponses aux questions les plus fréquentes relatives à l’harmonisation du trafic des paiements sont répertoriées sur le site de référence en Suisse.

Documents

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