Émettre une QR-facture

Depuis le 30 juin 2020, il vous est possible  d’émettre des QR-factures. Comme elles sont plus sûres et plus simples à produire, vous êtes autonome pour les générer.

La QR-facture remplacera définitivement les bulletins de versement actuels (BV et BVR) dès le 30 septembre 2022. 

Qu’est-ce qui change pour vous?

TP-Changement

La QR-facture peut être émise sous 3 formes différentes

1) Le BVR devient la QR-facture avec QR-IBAN et référence QR

Si vous n’avez pas d’identifiant BVR actuellement ou pas reçu votre nouveau QR-IBAN, vous pouvez le demander à votre conseiller BCV.

Lors de la saisie des paiements avec QR-IBAN, la saisie de la référence QR (correspondant à la référence BVR) est obligatoire; elle permet une réconciliation des données automatisée dans votre logiciel.

QR-facture avec QR-IBAN et référence QR

2) Le BV devient la QR-facture avec IBAN seul

L’utilisation du compte au format IBAN est obligatoire.

QR-facture avec IBAN seul

 

3) Pour les entreprises qui avaient l’habitude d’insérer une référence SCOR dans leur facturation, il est possible d’utiliser la QR-facture avec IBAN et référence SCOR (Creditor reference).

Le nouveau format de QR-facture répond à des normes précises que nous vous invitons à consulter sur le site de référence.

 

 

 

 

QR-facture avec IBAN et référence SCOR

 Vous serez désormais autonome pour générer vos QR-factures et pour les imprimer. Vous n’aurez plus besoin de commander des bulletins de versement préimprimés, vous les imprimerez de façon simple, en noir et blanc, sur du papier blanc perforé.

Quels sont vos avantages?

TP-Avantages
  • La commande de bulletins de versement préimprimés est superflue, vous êtes autonome pour imprimer vos factures sur du papier blanc perforé.
  • Vous pouvez générer la QR-facture simplement avec votre logiciel mis à jour.
  • La QR-facture peut être générée pour des paiements en francs suisses ou en euros.
  • La QR-facture peut contenir des informations supplémentaires, telles que l’identification de l’entreprise ou un numéro de facture pour le destinataire, permettant une harmonisation automatique sur le plan comptable.
  • Les informations contenues dans le QR-code étant plus détaillées et l’utilisation de l’IBAN obligatoire, la QR-facture est donc plus sûre.
  • La qualité des données d’encaissement sera améliorée grâce à la reprise des données des paiements intégrées dans le QR-code (données reprises de manière digitale lors de paiements via des applications mobiles, des lecteurs optiques ou des versements au guichet postal). 

 

Que devez-vous faire?

TP-Mise à jour

Vous pouvez dès à présent émettre vos factures au nouveau format; les bulletins actuels (BV et BVR) n’étant plus acceptés par la place financière suisse à partir du 1er octobre 2022, un passage rapide à la QR-facture est conseillé. Vous pourrez ainsi garantir une adaptation optimale de vos processus de facturation ainsi que des processus de paiement de vos créanciers.

Vous utilisez des logiciels de facturation et de comptabilité

  • Mettez à jour vos logiciels afin de pouvoir générer des QR-factures et traiter les informations du paiement contenues dans le QR-code. Prenez contact avec votre fournisseur de logiciels.

Vous avez un numéro d’adhérent BVR pour générer des bulletins de versement orange

  • Insérez votre nouveau QR-IBAN dans votre logiciel. Si vous n'avez pas reçu votre numéro de QR-IBAN, vous pouvez en faire la demande à votre conseiller. Ce QR-IBAN remplace votre ancien numéro d’adhérent BVR.

 

Vous recevez des fichiers d’encaissement vous permettant d’automatiser la mise à jour de votre comptabilité

  • Si vous traitez déjà vos fichiers BVR au format CAMT, vous recevrez vos données de QR-IBAN également dans ce format. Vérifiez que votre logiciel peut recevoir et traiter les fichiers CAMT.054 ou CAMT.053 contenant des données QR.
  • Si vos fichiers d’encaissement BVR sont encore en format V11, vérifiez, dans un premier temps, que votre logiciel peut recevoir et traiter des fichiers d’encaissement au format CAMT. Puis, modifiez vos préférences dans BCV-net afin de pouvoir télécharger vos fichiers en format CAMT.054 ou CAMT.053. En effet, les encaissements de QR-factures se faisant exclusivement dans ce format, la mise à disposition des données BVR durant la phase parallèle où vous recevrez des encaissements BVR et QR-IBAN doit se faire dans un format unique. Pour la clientèle BCV-connect (EBICS, Intersystem), merci de prendre contact avec votre conseillère ou votre conseiller.

Vous ne disposez pas de logiciel de facturation pour établir vos factures

  • Vous pouvez vous équiper d’un générateur de QR-facture du marché et imprimer vos factures sur du papier blanc directement sur une imprimante du commerce. Vous pouvez également faire appel à un prestataire externe afin d’établir vos QR-factures.

Vous n’êtes pas encore émetteur de factures

  • Prenez contact avec votre conseiller pour obtenir un QR-IBAN pour émettre des QR-factures. Si vos factures sont occasionnelles, vous pouvez opter pour une facturation avec IBAN uniquement.

 

Vous commandez des bulletins pré-imprimés ou les imprimez vous-même

  • Commandez des feuilles A4 perforées auprès de votre fournisseur de logiciel ou d’un imprimeur pour pouvoir générer et imprimer en toute autonomie vos QR-factures.
 
 

FAQ

Suis-je obligé d’envoyer mes factures au nouveau format?

 

Oui, le passage au nouveau format de QR-facture est obligatoire, car les BV et BVR ne pourront plus être encaissés dès le 1er octobre 2022. Pour que la transition se déroule sans aucun heurt, nous vous recommandons de planifier votre migration au plus vite afin d’éviter l’envoi de BV et BVR à une date proche du terme. Veuillez noter que la QR-facture est plus simple à produire et que vous simplifiez votre facturation en passant dès que possible à ce nouveau format.

Je souhaite émettre une QR-facture de façon occasionnelle, pouvez-vous générer une QR-facture à ma place?

Non, vous êtes désormais autonome dans votre facturation. Vous pouvez utiliser un générateur de QR-factures disponible sur le marché et imprimer vos factures sur du papier blanc perforé. Si vos factures sont destinées à être payées de manière électronique (e-banking, mobile banking), vous pouvez les transmettre en format PDF à vos clients par e-mail.

Est-ce que la BCV peut me fournir du papier perforé pour imprimer mes QR-factures?

Non, vous pouvez commander votre papier auprès du fournisseur que vous souhaitez. Vous pouvez trouver une imprimerie qui propose du papier préperforé sur le site de Payment Standards.ch.

Quelles sont les règles relatives à la création du QR-code et à la présentation de la QR-facture? Quelles sont les nouveautés apportées par rapport aux bulletins actuels?

  • · spécifications techniques et fonctionnelles de la section paiement avec Swiss QR Code et du récépissé: ici;
  • · règles de présentation de la section de paiement et du récépissé: ici.

Les points suivants sont en outre à relever:

  • · la dénomination de la société figurant sur la QR-facture doit toujours correspondre au titulaire du compte de crédit, également lors de l’utilisation du QR-IBAN. Une dénomination ne correspondant pas à celle définie pour le compte de crédit pourrait engendrer un rejet des encaissements;
  • · il est conseillé de renseigner toutes les données de paiement afin de garantir un traitement totalement automatisé de vos encaissements. Seuls les champs suivants restent à disposition pour un ajout manuel de la part du payeur: nom et adresse du destinataire de la facture, sous «Payable par», ainsi que le montant. Cela engendre des frais de saisie complémentaires, par exemple lors de versements au guichet postal;
  • · un ajout manuscrit d’une communication par le payeur ne sera plus possible.

Dois-je tester ma première QR-facture auprès de la BCV?

Avec la QR-facture vous êtes autonome et, contrairement au BVR, vous n’avez pas besoin d’effectuer un test de traitement auprès de la BCV.

Pour tester votre QR-facture, vous avez la possibilité de:

  • vérifier le QR-code sur la plateforme de validation de la place financière suisse;
  • vérifier la disposition du contenu de votre QR-facture à l’aide d’une trame de contrôle mise à disposition par Payment Standards.ch;
  • pour plus de sécurité, créer une QR-facture test et vérifier qu’elle peut être scannée dans BCV Mobile ou réglée physiquement à la Poste.

Suis-je obligé d’avoir un QR-IBAN pour émettre une QR-facture?

Non, suivant vos besoins les deux variantes principales suivantes sont à considérer:

  • · si vous facturiez auparavant via des BVR, l’équivalent est de produire des QR-factures avec QR-IBAN et référence QR. Dans ce cas, la BCV vous a fourni un numéro de QR-IBAN par compte. Ce numéro remplace l’actuel numéro d’adhérent BVR. Si vous n’avez pas encore de QR-IBAN, veuillez contacter votre conseillère ou votre conseiller;
  • · si vous facturiez auparavant via des BV et que vous n’utilisez pas de logiciel, vous pouvez opter pour une facturation avec IBAN sans référence. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de QR-IBAN.

Une troisième variante consiste dans la facturation avec IBAN, avec référence structurée SCOR (Creditor Reference); cette solution peut être à considérer si les destinataires de vos factures à l’étranger connaissent cette norme.

Le numéro de référence BVR actuel peut-il être utilisé comme référence QR avec le QR-IBAN?

La nouveauté de la référence QR consiste dans le fait de pouvoir utiliser librement les 27 positions à disposition (26 positions + 1 chiffre clé). Les points suivants sont à considérer:

  • vous pouvez conserver sans autre vos références BVR actuelles (inclus numéro participant aux 6 premières positions) et les utiliser désormais comme référence QR. Ceci garantit la continuité dans le traitement des données de vos encaissements;
  • vous pouvez, bien sûr, organiser comme vous le souhaitez votre référence QR afin de vous permettre d’identifier au mieux certains types de paiements. Assurez-vous que votre logiciel comptable peut traiter les encaissements sur la base des combinaisons QR-IBAN/QR-référence définies.

Durant la phase de transition, qui verra l’utilisation en parallèle d’anciens et de nouveaux bulletins, il est important de s’assurer que les paiements avec BVR (numéro de participant et référence BVR) et les paiements avec QR-facture (QR-IBAN et référence QR) sont traités distinctement. Il faut donc veiller à ce que les données de base existantes des créanciers ne soient pas écrasées par les données de la QR-facture ou vice versa.

Quels sont les formats proposés pour les données d'encaissement QR-IBAN?

Les données d’encaissement, regroupées sur la base de la date de valeur, du compte de crédit et du QR-IBAN (ou du numéro participant BVR durant la phase de transition), sont mises à disposition à choix via les formats suivants:

  • camt.053, relevé de compte (journalier, hebdomadaire, mensuel)

camt.054, avis de crédit d'encaissement QR-IBAN/BVR (durant la phase de transition

Foire aux questions

TP-FAQ
  • Les réponses aux questions les plus fréquentes relatives à l’harmonisation du trafic des paiements sont répertoriées sur le site de référence en Suisse.

Documents

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