Pour payer ses frais fixes (salaires, loyer, etc.) et variables (matériel, matières premières, etc.), et assurer une gestion sûre de ses liquidités, l’entreprise doit, en priorité, contrôler que ses factures sont payées aux délais convenus. En période de crise économique, une gestion serrée de ses liquidités, donc de ses débiteurs peut devenir une condition de survie pour une PME.

Contrôler et anticiper

L’entreprise doit connaître ses bons clients, mais elle doit surtout identifier ses « mauvais » débiteurs. La solvabilité des débiteurs « à problème » doit être vérifiée pour éviter toute mauvaise surprise. Elle doit être aussi particulièrement vigilante quant à la solvabilité de ses plus importants débiteurs. L’absence d’un tel contrôle peut, en quelques mois, entraîner la PME dans une grave crise de liquidités.

Sur le marché, il existe des logiciels de comptabilité et des systèmes de gestion automatique des débiteurs spécialement adaptés aux particularités des PME. Ces logiciels permettent de calculer la situation et la capacité financière de l’entreprise, et ce jour après jour. Ils assurent une gestion de trésorerie optimale et signalent assez tôt les éventuelles difficultés qui pourraient survenir. Pour choisir le type de logiciel le mieux adapté à vos besoins, votre fiduciaire pourra vous conseiller.

Surveiller ses liquidités

Si la PME octroie une prolongation du délai de paiement à son débiteur, elle doit s’assurer que ses propres liquidités seront suffisantes à court et à moyen terme. Il faut donc anticiper en établissant un plan de trésorerie. Ce dernier prévoit l’analyse systématique et la planification à 12 mois de toutes les diminutions de trésorerie (paiements à faire, amortissements financiers) prévues par l’entreprise, ainsi que toutes les rentrées financières (encaissements de factures, intérêt perçu sur un compte courant ou un compte-placement, etc.). Il permet ainsi d’identifier assez tôt les éventuels « trous » dans l’évolution du niveau des liquidités de l’entreprise.

Afin de disposer de moyens financiers permettant d’accorder un délai de paiement à son client, l’entreprise peut faire une demande à sa banque pour l’octroi d’une limite sur son compte courant destinée à financer son fonds de roulement (décalage entre le paiement des créanciers, fournisseurs, charges salariales, une partie du stock et l’encaissement des débiteurs).

En théorie, pour assurer les liquidités de façon anticipative, d’autres mesures sont aussi possibles comme supprimer les facilités de paiement octroyées auparavant, raccourcir les délais de paiement ou exiger le versement immédiat d’un acompte.

Réagir : rappel et poursuite

Si l’entreprise détecte des retards dans ses encaissements, elle doit réagir très vite. Elle doit d’abord envoyer un rappel à son débiteur. Si le montant n’est pas encaissé, elle sera contrainte d’utiliser les moyens légaux de la procédure de recouvrement.

La Loi fédérale sur les poursuites pour dettes et la faillite (LP) définit l’ensemble des formalités requises pour poursuivre une personne qui n’honore pas ses dettes. Ce sont les cantons qui appliquent la LP. Les modes de poursuites varient en fonction du type de débiteurs et du type de dettes. Le créancier doit demander à l’Office des poursuites d’adresser un commandement de payer au débiteur.

Les procédures à suivre sont très précises et doivent être faites de manière très stricte (forme, délais, etc.). Pour engager (et suivre) ces procédures pointues, la PME doit donc disposer d’un personnel formé. Si elle n’en dispose pas, elle pourra très utilement mandater un agent d’affaires ou sa fiduciaire.

Evaluer le coût

La gestion des débiteurs implique des ressources et des moyens supplémentaires. Il convient donc :

• de prendre en compte l’augmentation des coûts de l’entreprise lorsqu’elle décide d’accorder des délais de paiement
• de calculer et comparer de manière précise l’option interne de la gestion des débiteurs (collaborateurs, logiciels, etc.) et l’option externe (par l’affacturage)

Jean-Louis Emmenegger, rédacteur indépendant