Description

L’externalisation (ou outsourcing) désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction ou d’une activité d’une entreprise vers une société externe. Dans ce cas, l’entreprise confie à un partenaire externe des activités secondaires ou non essentielles réalisées jusqu’ici en interne, afin de se consacrer à ses activités de base ( core business).

Généralement, on distingue le travail confié par la PME à une société externe pour exécuter certaines tâches « simples » (nettoyage des bureaux par exemple) de l’externalisation basée sur un réel partenariat à moyen terme. Celle-ci présuppose une forte implication de l’entreprise qui externalise et un réel engagement du prestataire externe.

Conseils

Externaliser, oui mais pourquoi ?

L’objectif premier est la diminution des coûts. Elle peut s’opérer par la réduction des effectifs (donc moins de charges de salaires et charges sociales) ou la réduction de coûts internes (pour la gestion des salaires, la comptabilité, la maintenance informatique ou le stockage des données). Un avantage indirect supplémentaire est la collaboration qui s’établit ainsi avec des spécialistes qualifiés qui ne traitent que ce genre de service (donc à priori de manière plus efficace). Mais il y a aussi bien sûr des inconvénients : la perte du contrôle de la technologie (dépendance informatique par ex.), l’abandon de la confidentialité des données, etc.

Quelles activités externaliser ?

Plusieurs activités peuvent être externalisées et confiées à un prestataire externe spécialisé ; les plus fréquemment choisies peuvent être regroupées dans les sept grandes catégories suivantes :

• ressources humaines

• informatique et télécommunications

• salaires/comptabilité

• logistique et distribution

• services généraux (nettoyages, etc.)

• gestion de la caisse de pensions/finance

• marketing et communication

Chaque entreprise doit évaluer de manière précise quel domaine elle veut et peut externaliser. L’aide d’un consultant peut s’avérer très utile pour cette analyse.

Un processus par étapes

Ces dernières années, l’externalisation a pris un important essor auprès des PME et des indépendants. La raison : les activités ou fonctions qui peuvent être externalisées sont toujours plus nombreuses. Mais pour démarrer un processus d’externalisation, il ne suffit pas de faire un appel d’offres : il faut procéder à une analyse approfondie, tant du point de vue des coûts que de la future organisation interne de la PME.

Pour réussir une externalisation, il faut réaliser 9 étapes successives :

1. mener une réflexion stratégique sur les possibilités

2. choisir les activités concernées

3. évaluer le coût interne des fonctions « externalisables »

4. mesurer les enjeux logistiques (transfert de données, équipements)

5. élaborer le cahier des charges du futur partenaire

6. appel d’offres auprès des partenaires potentiels

7. évaluer le coût total de l’externalisation prévue en regard des coûts internes

8. choisir le partenaire et rédiger le contrat de mandat

9. mettre en place le système de suivi et le contrôle.

L’analyse coût-bénéfice ne doit pas se faire que sous l’angle financier. En effet, « en prenant l’exemple de la comptabilité d’une PME, faut-il plutôt avoir un comptable-collaborateur à 20-30% - avec le risque d’absences pour maladie, de brusque départ - ou confier cette activité à une société spécialisée sur laquelle on peut vraiment compter ? » interroge Christian Beauverd, associé de la société Sageco SA, spécialisée dans la gestion des salaires et la comptabilité pour les entreprises.

Un partenariat à moyen terme

Pour réussir l’externalisation de certaines activités, la PME doit s’impliquer concrètement aux côtés du partenaire externe, partager une certaine culture commune, élaborer un contrat précis (niveau de service, confidentialité des données), créer une interface fiable avec le prestataire et mettre en place des indicateurs pour le suivi de la collaboration. « Mais avant tout, il s’agit d’établir une relation de confiance mutuelle dans la durée » précise Christian Beauverd.

Pour en savoir plus

• Jérôme Barthelemy : Stratégies d’externalisation : Préparer, décider et mettre en œuvre l’externalisation d’activités (stratégiques), Ed. Dunod, 2004.

• Isabelle Renard : L’externalisation en pratique, Ed. Organisation, 2005

• Régis Meissonier : Externaliser le Système d’Information (Informatique), Décider et Manager, Ed. Economica, 2006

• Mireille Lessard et Philippe Dugerdil : Les clés de l’outsourcing réussi, PME Magazine, no 6/2005, pp.64-65.

Jean-Louis Emmenegger, Rédacteur économique